Οι απαιτήσεις του Υπουργείου Οικονομικών στην έκδοση μηχανογραφημένων φορολογικών στοιχείων ΕΑΦΔΣΣ

Λεπτομέρειες

Δημοσιεύτηκε στις Σάββατο, 20 Σεπτεμβρίου 2003 00:00

Σας ενημερώνουμε ότι με τον νόμο 3052/2002 και τις αντίστοιχες υπουργικές αποφάσεις καταργείτε η θεώρηση των φορολογικών στοιχείων που εκδίδονται με μηχανογραφικό τρόπο και εφαρμόζεται από 1ης Ιανουαρίου 2003 ο  τρόπος έκδοσης, σήμανσης και διαφύλαξης των φορολογικών στοιχείων με ηλεκτρονικό τρόπο με την εγκατάσταση και χρήση «Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων» ( Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ. ).
(Νόμος 3052/2002, ΠΟΛ. 1234/2002, ΠΟΛ. 1257/2002, ΠΟΛ. 1284/2002, ΠΟΛ. 1063/2003) 

ΠΛΕΟΝΕΚΤΗΜΑΤΑ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΜΕΤΡΟΥ
- Απαλλαγή από τις χρονοβόρες διαδικασίες διάτρησης των φορολογικών στοιχείων
- Σήμανση και ασφαλής πιστοποίηση της γνησιότητας των εκδιδομένων στοιχείων
- Διαφύλαξη των στοιχείων σε ηλεκτρονική μορφή με παράλληλη κατάργηση της υποχρέωσης φύλαξης αντιτύπων σε χαρτί
- Διευκόλυνση του ελεκτικού μηχανισμού για τη διασταύρωση στοιχείων

ΤΙ ΠΡΕΠΕΙ ΝΑ ΠΡΟΣΕΞΕΤΕ
- Έγκαιρη παραγγελία και εγκατάσταση του Φορολογικού Μηχανισμού ανάλογα με την κατηγορία στην οποία ανήκει η επιχείρησή σας.

ΚΑΤΑΛΗΚΤΙΚΕΣ ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΕΣ ΕΦΑΡΜΟΓΗΣ ΤΟΥ ΝΕΟΥ ΜΕΤΡΟΥ :

1) ΑΝΩΝΥΜΕΣ ΕΤΑΙΡΙΕΣ

Β) Λοιπά Νομικά Πρόσωπα (ΕΠΕ, ΟΕ, ΕΕ κ.λπ.)

Γ) ΦΥΣΙΚΑ ΠΡΟΣΩΠΑ που ασκούν ατομική επιχείρηση ή ελευθέριο επάγγελμα

Δ) ΕΠΙΤΗΔΕΥΜΑΤΙΕΣ, οι οποίοι πληρούν τις προϋποθέσεις που τίθενται με τις διατάξεις της υποπερίπτωσης Β1 (ακαθάριστα έσοδα από 2.934.702 ευρώ και Μ.Ο. προσωπικού 50 άτομα και άνω) της Α.Υ.Ο. ΠΟΛ.1166/29-5-2002 και έχουν ήδη ενταχθεί στο μέτρο της απαλλαγής από την θεώρηση φορολογικών στοιχείων με βάση τις διατάξεις της ανωτέρω απόφασης.

- Απόλυτη συμβατότητα της συσκευής φορολογικής σήμανσης με το πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης που χρησιμοποιείτε, ζητήστε να ενημερωθείτε από το τμήμα πωλήσεων της Alpha ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ Α.Ε. για τους μηχανισμούς Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ. τύπου Α και τύπου Β.
- Συμβατότητα της συσκευής φορολογικής σήμανσης με μελλοντικές ανάγκες της επιχείρησής σας σε προγράμματα μηχανογράφησης. Εαν δηλαδή πιστεύετε ότι πρόκειται να αλλάξετε το πρόγραμμα εμπορικής διαχείρισης στα επόμενα 2-3 χρόνια θα πρέπει να ενημερώσετε τον ειδικό Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ. της Alpha ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ Α.Ε. για την επιλογή του κατάλληλου μηχανισμού.
- Δημιουργία ασφαλούς συστήματος αντιγράφων ασφαλείας (BACKUP). Σε συνεργασία με ειδικό ασφαλείας της Alpha ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ Α.Ε. ενημερωθείτε και διασφαλείστε την απόλυτη ασφάλεια του συστήματος Η/Υ σας και των ηλεκτρονικών στοιχείων σας. Κάθε απώλεια ηλεκτρονικών δεδομένων στον Υπολογιστή σας ισοδυναμεί πλέον με απώλεια των φορολογικών στοιχείων.

Η Alpha ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ Α.Ε. διαθέτει :
- Όλη την απαραίτητη τεχνογνωσία για την εγκατάσταση και λειτουργία των Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων όλων των τύπων (τύπου Α και Β)
- Τεχνικό προσωπικό πιστοποιημένο από το Υπουργείο Οικονομικών και εξειδικευμένο για την εγκατάσταση και υποστήριξη των Ειδικών Ασφαλών Φορολογικών Διατάξεων Σήμανσης Στοιχείων για όλα τα προγράμματα των εταιριών SoftOne (ERP, ASK), Singular (Manager, Eurofasma, Control) , Unisoft (Market, Κεφάλαιο, Atlantis), Computer Logic (Defacto, Ορίζοντες), Data Communication (WinGO, WinEra, Essentials) καθώς και πλήθος άλλων μεμονωμένων εμπορικών εφαρμογών και συστημάτων.
- Εξειδικευμένα στελέχη για το πλήρη και ασφαλή σχεδιασμό του παρόντος συστήματος μηχανογράφησής σας (backup, εμπορική διαχείριση), αλλά και των μελλοντικών αναγκών της επιχείρησής σας.

Επικοινωνήστε σήμερα με το τμήμα μηχανογράφησης της Alpha ΠΛΗΡΟΦΟΡΙΚΗ Α.Ε. και με τους εξειδικευμένους συνεργάτες της για την έγκαιρη μετάβαση της εταιρίας σας στις νέες απαιτήσεις στείλτε εκδήλωση ενδιαφέροντος  

ΣΥΝΗΘΕΙΣ ΕΡΩΤΗΣΕΙΣ-ΑΠΑΝΤΗΣΕΙΣ ΓΙΑ ΤΟΥΣ ΦΟΡΟΛΟΓΙΚΟΥΣ ΜΗΧΑΝΙΣΜΟΥΣ (Ε.Α.Φ.Δ.Σ.Σ.) :

1. Τι είναι η ΕΑΦΔΣΣ (φορολογικός μηχανισμός);
Είναι ο ηλεκτρονικός μηχανισμός ο οποίος περιγράφεται στον ΠΟΛ 1257/2002 του Υπουργείου Οικονομικών. Συνδέεται μέσω της σειριακής θύρας (RS232) με τον ΗΥ και παραλαμβάνει ως input όλους τους εκτυπώσιμους χαρακτήρες (ΕΛΟΤ 928) από το πρόγραμμα με το οποίο συνεργάζεται. Μετά από την επεξεργασία τους επιστρέφει την ψηφιακή υπογραφή του παραστατικού, το συνολικό αριθμό των παραστατικών από την αρχή της λειτουργίας του, την ημερομηνία και την ώρα της έκδοσης, το συνολικό αριθμό των ημερήσιων παραστατικών καθώς και τον σειριακό του αριθμό.

2. Ποια παραστατικά είναι αναγκαίο να εκτυπώνονται με ψηφιακή υπογραφή;
Όλα τα παραστατικά τα οποία μέχρι σήμερα χρειάζονταν θεώρηση.

3. Ποια θα είναι η καινούργια μορφή εκτύπωσης των παραστατικών;
Η μορφή των παραστατικών μπορεί να παραμείνει η ίδια ως προς τη μορφή των δεδομένων, με τη διαφορά ότι στο τέλος της εκτύπωσης πρέπει να αναγράφεται η ημερομηνία και η ώρα του φορολογικού μηχανισμού , η ψηφιακή υπογραφή, ο συνολικός αριθμός των μέχρι τότε εκδιδόμενων παραστατικών, ο συνολικός αριθμός των παραστατικών της ημέρας καθώς και ο Serial No. του φορολογικού μηχανισμού.

4. Ποιος ο λόγος ύπαρξης αυτόνομου εκτυπωτή πάνω στον φορολογικό μηχανισμό;
Υπάρχουν 3 λόγοι
i) Έκδοση ψηφιακής υπογραφής για κάθε παραστατικό
ii) Έκδοση ημερήσιου δελτίου Ζ το οποίο συμπεριλαμβάνει μέσα σε μία ξεχωριστή υπογραφή την περίληψη όλων των υπογραφών της ημέρας για την οποία εκδόθηκε.
iii) Για εκτύπωση ελέγχων από την αρμόδια επιτροπή

5. Ποιο θα είναι το τελικό κόστος του συστήματος;
Ανάλογα με το είδος του φορολογικού μηχανισμού από 450 έως 600 Ευρώ

6. Σε πόσο χρονικό διάστημα θα γεμίζει η φορολογική μνήμη;
Βάση του προαναφερθέντος νόμου η μνήμη πρέπει να έχει χωρητικότητα 1800Ζ. Οι μηχανές οι οποίες προσφέρονται από την εταιρεία μας έχουν χωρητικότητα έως και 2500Ζ ανάλογα με το μοντέλο.

7. Εάν υπάρξει βλάβη στον μηχανισμό τι προβλέπεται να προσφέρει ο προμηθευτής του;
Ο προμηθευτής υποχρεούται να επανορθώσει την βλάβη εντός 24 ωρών για Αθήνα, Θεσσαλονίκη και 48 ωρών για την υπόλοιπη Ελλάδα.

8. Η αλλαγή σε ποιον νόμο υπόκειται;
Στον 1809/1988 και στην τροποποίησή του με την παράγραφο 10 του νόμου 3052/2002.

9. Ποιες είναι οι αρμόδιες Υπουργικές αποφάσεις;
Η ΠΟΛ 1234/2002 περί τεχνικών προδιαγραφών όλων των φορολογικών μηχανισμών και η ΠΟΛ 1257/2002 περί των τεχνικών προδιαγραφών των ΕΑΦΔΣΣ.

10. Θα μπορώ να παίρνω κλείσιμο ημέρας Ζ από το λογισμικό στο PC;
Ναι είναι δυνατή και νόμιμη μία τέτοια διαδικασία.

11. Είναι υποχρεωτική η έκδοση Ζ σε μέρα με μηδενική κίνηση;
Όχι, αλλά συνιστάται να γίνεται για αποφυγή παρεξηγήσεων σε ενδεχόμενο φορολογικό έλεγχο.

12. Θα χρειάζεται να κρατάω αντίγραφα παραστατικών;
Όχι, τα αντίγραφα πλέον κρατούνται σε ηλεκτρονική μορφή και ο χρήστης είναι υποχρεωμένος να διασφαλίζει την διαφύλαξή τους.

13. Αν χρειαστεί αντίγραφο του παραστατικού τι πρέπει να κάνω;
Το αντίγραφο μπορεί να εκτυπωθεί από το ηλεκτρονικό αρχείο μόνο για όσα παραστατικά προβλέπει ο νόμος την εκτύπωση αντιγράφου.

14. Τι πρέπει να κάνω εάν ο νόμος με υποχρεώνει να κρατάω αντίγραφα;
Το αντίγραφου του παραστατικού πρέπει να τροφοδοτηθεί στον φορολογικό μηχανισμό σαν να ήταν πρωτότυπο με σκοπό να πάρει την δικιά του ψηφιακή υπογραφή.

15. Τι κάνω σε περίπτωση λανθασμένου παραστατικού;
Το παραστατικό ακυρώνεται μέσω ειδικού ακυρωτικού παραστατικού, μια διεργασία η οποία προσφέρεται από τους φορολογικούς μηχανισμούς και η οποία σημαίνεται με την δικιά της ψηφιακή υπογραφή.

16. Πόσους φορολογικούς μηχανισμούς πρέπει να έχω σε περίπτωση που χρησιμοποιώ πέραν του ενός ΗΥ για εισαγωγή δεδομένων αλλά ταυτόχρονα η εκτύπωση πραγματοποιείται μέσω του Server του δικτύου;
Ένας φορολογικός μηχανισμός κρίνεται επαρκής βάση του αρμόδιου νόμου, αλλά είναι στην κρίση του πελάτη αν αυτό θα του είναι αρκετό λαμβάνοντας υπόψιν το data traffic του δικτύου και το πρόβλημα το οποίο μπορεί να δημιουργηθεί στον χρονισμό της έκδοσης των παραστατικών.

17. Μπορώ να χρησιμοποιήσω Ethernet για την σύνδεση του φορολογικού μηχανισμού;
Ο νόμος το επιτρέπει αλλά μέχρι στιγμής όλες οι συσκευές προς έγκριση διαθέτουν RS232 σύνδεση.

18. Τι γίνεται στην περίπτωση που 2 εταιρείες συστεγάζονται στον ίδιο χώρο;
Σε αυτήν την περίπτωση κρίνεται αναγκαία η χρήση 2 φορολογικών μηχανισμών.

19. Ποια ώρα εκτυπώνεται στο κάθε παραστατικό;
Εκτυπώνεται και η ώρα από το PC, καθώς και η ώρα του ρολογιού του φορολογικού μηχανισμού.

20. Πόσο μπορούν να διαφέρουν οι 2 αναγραφόμενες ώρες;
Η διαφορά δεν επιτρέπεται να είναι μεγαλύτερη της τάξεως του ενός λεπτού.

21. Είναι αποδεκτό από τον νόμο η έκδοση παραστατικών της επόμενης ημέρας κατά τη διάρκεια της προηγούμενης;
Ναι είναι στις περιπτώσεις για τις οποίες ήταν αποδεκτό και από την προηγούμενη νομοθεσία.

22. Ποιος εγγυάται τη συνεργασία ενός φορολογικού μηχανισμού με ένα πρόγραμμα λογιστικής;
Ο φορέας έγκρισης καταλληλότητας αφού δοκιμάσει εκτενώς τον φορολογικό μηχανισμό δηλώνει στην αρμόδια επιτροπή τα πλήρη στοιχεία του, οπότε και είναι υπεύθυνος για την ομαλή λειτουργία του.

23. Ποια είναι η διορία μέχρι την υποχρεωτική εφαρμογή του μέτρου;
Η εφαρμογή του μέτρου κρίνεται υποχρεωτική σταδιακά ανάλογα με το είδος της εταιρείας. Για περισσότερες πληροφορίες απευθυνθείτε στην ΠΟΛ 1284/2002.

24. Τι πρέπει να κάνω αν η εφαρμογή έκδοσης παραστατικών που χρησιμοποιώ, φιλτράρει τα δεδομένα πριν την εκτύπωση και την αποθήκευσή τους;
Σε αυτήν την περίπτωση πρέπει να τροποποιηθεί η υπάρχουσα εφαρμογή ώστε πρώτα να στέλνει όλα τα απαραίτητα δεδομένα στον φορολογικό μηχανισμό και έπειτα να τα φιλτράρει και να τα αποθηκεύει.

25. Εάν η εφαρμογή που χρησιμοποιώ εκτυπώνει τα παραστατικά μέσω ενός καθαρά γραφικού περιβάλλοντος, πως είναι δυνατόν το αποθηκευμένο ASCII αρχείο να είναι ίδιο με το πρωτότυπο;
Ο νόμος προβλέπει ότι τα δύο αρχεία δεν χρειάζεται να είναι ακριβώς ίδια. Βέβαια πρέπει να σημειωθεί ότι διαφορές στη στοίχιση των προϊόντων και των τιμών δεν είναι αποδεκτές.

26. Εάν ο εκτυπωτής που χρησιμοποιώ είναι dot matrix και εκτυπώνει με διαφορετικό μέγεθος τα σχόλια από το τιμολόγιο, πως είναι δυνατόν να αναπαράγω ακριβές αντίγραφο του τιμολογίου;
Όπως και παραπάνω δεν κρίνεται απαραίτητη η ακριβής αναπαράσταση των τιμολογίων, με δεδομένο ότι το αντίγραφο θα είναι ευανάγνωστο και θα περιέχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία.

27. Τι πρέπει να κάνω σε περίπτωση βλάβης του φορολογικού μηχανισμού;
Πρέπει άμεσα να σταματήσει η έκδοση παραστατικών από την αρμόδια εφαρμογή και ο φορολογικός μηχανισμός ο οποίος παρουσίασε βλάβη να αντικατασταθεί από έναν εφεδρικό. Σε περίπτωση που δεν διαθέτετε εφεδρικό, πρέπει να χρησιμοποιήσετε ειδικά θεωρημένα παραστατικά όπως προβλέπεται από τον αρμόδιο νόμο.

28. Ποια είναι η υποχρέωση του κατασκευαστή σε περίπτωση βλάβης του μηχανισμού;
Ο κατασκευαστής υποχρεώνεται να αποκαταστήσει την βλάβη εντός 24ώρου για Αθήνα/Θεσσαλονίκη, ενώ για την υπόλοιπη Ελλάδα ισχύει η αποκατάσταση εντός 48ωρου.

29. Σε περίπτωση κλοπής ή απώλειας του φορολογικού μηχανισμού, τι ορίζεται από τον νόμο;
Σε αυτήν την περίπτωση ο νόμος συμβαδίζει με ότι οριζόταν και στους νόμους περί κλοπής ή απώλειας οποιουδήποτε φορολογικού στοιχείου.

30. Εάν η εταιρεία μου έχει απαλλαχθεί από την έκδοση θεωρημένων τιμολογίων, με επηρεάζει ο καινούργιος νόμος;
Ναι, όσες εταιρείες χρησιμοποιούν μηχανογράφηση για την έκδοση παραστατικών είναι υποχρεωμένες να εναρμονιστούν με την καινούργια νομοθεσία.

31. Θα καταργηθεί η χειρόγραφη θεώρηση;
Όχι. Όσες εταιρείες δεν χρησιμοποιούν μηχανογράφηση θα συνεχίσουν να θεωρούν χειρόγραφα τα παραστατικά τους.

32. Που και πώς πρέπει να δηλώσω την απόκτηση και την εφαρμογή ενός φορολογικού μηχανισμού;
Όλη η διαδικασία πρέπει να δηλωθεί στην αρμόδια εφορία με τις ίδιες διαδικασίες όπως ορίζεται για τις ταμιακές μηχανές.

32. Πρέπει να δηλώσω την απομάκρυνση ενός φορολογικού μηχανισμού από την μέχρι τότε δηλωμένη του τοποθεσία;
Ναι ο νόμος το κρίνει απαραίτητο και η απομάκρυνσή του πρέπει να δηλώνεται στην αρμόδια ΔΟΥ.

34. Πόσους φορολογικούς μηχανισμούς πρέπει να εγκαταστήσω σε περίπτωση που διαθέτω παραπάνω από 1 ΑΦΜ και μόλις έναν server τιμολόγησης;
Όσα ΑΦΜ χρησιμοποιεί μία εταιρεία τόσους φορολογικούς μηχανισμούς πρέπει να εγκαταστήσει.

35. Πόσους φορολογικούς μηχανισμούς πρέπει να εγκαταστήσω στην περίπτωση που ένας server εξυπηρετεί σταθμούς εισαγωγής δεδομένων σε διάφορες τοποθεσίες;
Θεωρητικά ένας φορολογικός μηχανισμός μπορεί να εξυπηρετήσει όλους τους σταθμούς δεδομένων. Πρακτικά όμως είναι τεχνολογικά αδύνατη λόγω Network Congestion σε Heavy traffic networks.

36. Ποιοι χαρακτήρες κρίνονται αποδεκτοί προς εκτύπωση από την υπάρχουσα νομοθεσία;
Όλοι οι χαρακτήρες οι οποίοι εναρμονίζονται με το στάνταρ ISO 8859-7 (ΕΛΟΤ 928) καθώς και οι εξής κωδικοί χαρακτήρες:

i) Κενός χαρακτήρας διάστημα (space)
ii) Στηλοθέτης (TAB)
iii) Αλλαγή γραμμής (Line Feed LF)
iv) Αρχή νέας γραμμής (Carriage Return CR)
v) Αλλαγή σελίδας (Next Page NP)
vi) Τέλος αρχείου (End Of File EOF)

38. Πρέπει στα εκδιδόμενα παραστατικά να αναγράφονται εκτός από τα στοιχεία του πελάτη και τα στοιχεία του έκδοτη ;
Ναι ο νέος φορολογικός νόμος το υποχρεώνει.

Για κάθε άλλη απορία σας επικοινωνήστε μαζί μας .